Организация кейтеринга

Организация кейтеринга — это целая работа. Она начинается задолго до самого мероприятия. И требует внимания к каждой мелочи.

С чего начинается подготовка

Сначала нужно понять, для кого и зачем проводится мероприятие. Количество гостей. Возраст. Предпочтения в еде. Особые пожелания. Бюджет, который вы готовы потратить. Все эти вопросы вы решаете вместе с менеджером кейтеринговой службы.

После этого составляют предварительную смету. В нее включают стоимость продуктов, работу персонала, аренду оборудования, транспортные расходы. Смету можно корректировать. Убрать дорогие блюда. Добавить что-то важное.

Выбор формата

Формат обслуживания определяет настроение праздника. Для деловых встреч подходит фуршет. Гости ходят, общаются, сами подходят к столам. Это динамично и неформально.

Для семейных торжеств чаще выбирают банкет. Гости сидят за столами. Официанты подают блюда по очереди. Такой формат уютнее. Позволяет дольше оставаться за одним столом.

Для коротких перерывов на конференциях или тренингах организуют кофе-брейк. Легкие закуски, чай, кофе. Гости перекусывают на ходу. Не теряют рабочий настрой.

Разработка меню

Меню — сердце кейтеринга. Его составляют с учетом времени года. Летом больше легких салатов, свежих овощей, холодных супов. Зимой — сытных горячих блюд, наваристых супов, теплых закусок.

Учитывают продолжительность мероприятия. Для короткой встречи достаточно закусок и напитков. Для долгого праздника нужно несколько смен блюд. Горячее, десерты, ночные перекусы.

Обязательно спрашивают об особенностях гостей. Есть ли дети. Нужны ли вегетарианские блюда. Кто не ест определенные продукты. Все это учитывают при составлении меню.

Логистика и техническая часть

Доставить еду к месту — только половина дела. Нужно правильно организовать рабочее пространство. Место для кухни должно быть рядом с местом для гостей. Но не мешать празднику.

Если готовят на месте, нужен доступ к воде и электричеству. Иногда приходится привозить с собой генераторы и резервуары для воды. Зимой важно, чтобы помещение отапливалось. Летом — чтобы была возможность сохранить продукты холодными.

Продумывают, как будут расставлены столы. Где будут стоять блюда. Как официанты будут проходить между столами. Все должно быть удобно и для гостей, и для персонала.

Подбор персонала

Количество официантов зависит от формата. На фуршете одного официанта хватает на 30-40 гостей. На банкете нужно больше. Один человек обслуживает 10-15 гостей.

Поваров тоже рассчитывают по объему работы. Для простого меню хватит двух-трех. Для сложной кухни с несколькими блюдами — целая бригада.

Важно, чтобы все были одеты опрятно. Имели опрятный вид. Умели общаться с гостями. Не мешали празднику, но были всегда рядом.

Согласование деталей

За несколько дней до мероприятия все детали утверждают окончательно. Точное количество гостей. Время начала и окончания. Схема рассадки. Особые пожелания.

Обязательно обсуждают, что будет, если число гостей изменится. Обычно закладывают небольшой запас еды. На случай неожиданных гостей. Или тех, кто не пришел.

Погодные условия тоже учитывают. Для праздника на природе нужен навес на случай дождя. Для жаркого дня — дополнительное охлаждение напитков.

В день мероприятия

Команда приезжает заранее. За несколько часов до начала. Чтобы спокойно разгрузиться, расставить столы, подготовить кухню, накрыть столы.

Пока гости собираются, все должно быть готово. Напитки охлаждены. Блюда разогреты. Персонал на местах.

В ходе праздника кто-то один отвечает за связь с заказчиком. Решает любые вопросы. Если что-то идет не так, исправляет быстро и незаметно.

После мероприятия

Когда гости разошлись, начинается уборка. Персонал собирает посуду, упаковывает оборудование, вывозит мусор. Если осталась еда, ее по желанию заказчика оставляют или забирают.

Заказчику не нужно заниматься уборкой. Не нужно мыть посуду. Это входит в услугу.

Что важно помнить

Организация кейтеринга требует доверия между заказчиком и исполнителем. Выбирайте компанию с опытом. Читайте отзывы. Обсуждайте все детали заранее.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Уточнять цены. Проверять меню на дегустации. Хороший организатор всегда пойдет навстречу.

Кейтеринг избавляет от множества хлопот. Вы получаете готовый праздник. С вкусной едой и профессиональным обслуживанием. При этом сами можете заниматься гостями. Наслаждаться событием.

Главное — начать подготовку заранее. Довериться профессионалам. Продумать все детали. Тогда ваше мероприятие пройдет идеально и запомнится гостям надолго.